Sachbearbeitung

Hallo ihr Vier! Danke, dass ihr Euch heute bereit erklärt habt, uns Rede und Antwort zu stehen. Wir starten gleich mit unserer ersten Frage:

F: Wir freuen uns, dass wir heute zum ersten Mal ein ganzes Team interviewen. Stellt Euch doch mal gegenseitig vor!
Antonia: Stephan ist der Teamleiter der Sachbearbeitung und einer unser zwei Lohnsachbearbeiter. Er ist bei ARBEIT UND MEHR allgemein bekannt als „Mr. Allwissend“ :)
Stephan: Nee Toni, aber Danke. :) Marc ist gefühlt schon länger bei AuM, als es AuM überhaupt gibt. ;) Er lebt und verteidigt die originären Werte von AuM und versucht diese mit all seiner Erfahrung weiterzugeben und zu erhalten. Und das ist gut so. Er ist mein dictionary of AuM!!
Marc: Mirja ist seit Ende 2018 für AuM tätig. Zuerst war sie als externe Mitarbeiterin bei uns beschäftigt, bevor sie bereits nach kurzer Zeit für eine interne Anstellung in der Beratung rekrutiert wurde. Seit einigen Monaten dürfen wir Mirja bei uns in der Sachbearbeitung als Personalsachbearbeiterin begrüßen und freuen uns sehr über die Unterstützung.
Mirja: Toni ist als Teamassistenz eine große Stütze unseres Teams und durch Ihre Ausbildung bei AuM hat sie bei Fragen einen großartigen Rundumblick.

F: Wie kann man sich die Abteilung „Sachbearbeitung“ bei einem Personaldienstleister vorstellen? Was sind Eure Aufgaben?
Antonia: Also grundsätzlich beinhaltet das alles, was vom Eintritt bis zum Austritt eines Mitarbeiters passiert.
Stephan: Wir sind der Dienstleiter des Dienstleisters und bearbeiten alle Vorgänge rund um unsere Mitarbeiter*innen. Für unsere Mitarbeiter*innen sind wir Ansprechpartner in allen Anfragen (z.B. Abrechnungen, Urlaub, Arbeitszeitkonto, oder Bescheinigungen). Des Weiteren unterstützen wir unsere Personalberater*innen in tarifrechtlichen Fragen, um hier nur ein paar unserer Aufgaben zu nennen. :)
Marc: Wir decken die klassische Personalsachbearbeitung ab und sind darüber hinaus für die Vertragserstellung mit Kunden und Mitarbeitern, sowie für die Rechnungsstellung, zuständig.
Mirja: Außerdem stehen wir auch mit Krankenkassen und dem Finanzamt im Austausch.

F: Seid ihr alle für die gleichen Dinge zuständig oder wie teilen sich eure Zuständigkeiten auf? Gibt es etwas, das jeder von euch am liebsten macht?
Stephan: Die Aufgabengebiete sind verteilt. Mirja und ich kümmern uns um die eigentliche Personalsachbearbeitung.
Mirja: Das sieht in meinem Fall so aus: hauptsächlich Betreuung von Mitarbeitern hinsichtlich der Lohnabrechnung, Urlaubsanfragen, Bescheinigungen, Ein- und Austritten, aber auch das Stellen von Rechnungen an unsere Kunden sowie die Klärung bei Unklarheiten zu diesen. Auch der Austausch mit Krankenkassen der Mitarbeiter und die Beantwortung von Fragen des Finanzamtes sind meine Aufgaben.
Marc: Ich persönlich bin für die Erstellung der Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge zuständig und kümmere mich darum, dass unsere neuen Mitarbeiter Ihre Login Daten für unser Mitarbeiterportal erhalten. Außerdem unterstütze ich das Team bei administrativen Tätigkeiten.
Stephan: Arbeitsverträge und Arbeitnehmerüberlassungsverträge sind Marcs World! Toni, unsere Allrounderin, unterstützt ihn hierbei, sie ist aber auch für etliche Aufgaben in der Personalsachbearbeitung zuständig.
Antonia: Richtig, mein Arbeitsbereich besteht aus Schnittberechnung im Rahmen der Lohnvorbereitung, Personalaktenpflege und Kontrolle, sowie der Unterstützung beim Bescheinigungswesen, der Vertragserstellung und wo immer meine Kollegen Unterstützung brauchen. Tatsächlich mag ich am liebsten – im Widerspruch zu meinen Kollegen - die Schnittberechnung und Personalaktenpflege :)

F: Welche Ausbildung muss man mitbringen, um in der Sachbearbeitung bei AuM arbeiten zu können? Und gibt es besonders hilfreiche „Eigenschaften“?
Stephan: Genauigkeit und Verlässlichkeit sind unerlässlich. Der zufriedene Mitarbeiter und Kunde stehen im Fokus. Zudem sollte man einen Bezug zu Zahlen und das Verständnis zu den Abläufen in der Zeitarbeit mitbringen, um unseren Mitarbeitern und Kunden die Besonderheiten der Zeitarbeit und den Tarifvertrag anschaulich zu vermitteln. Hierbei helfen Ruhe, Freundlichkeit und ein Schuss Humor. Zumindest meistens. :)
Antonia: Das sehe ich auch so. Hilfreiche Eigenschaften sind meiner Meinung nach außerdem: Sorgfalt und ein großes Verantwortungsbewusstsein, sowie ein sehr gutes Konzentrationsvermögen.
Mirja: Wichtig ist aber auch ein gewisses Zahlenverständnis. Immerhin dreht sich hier fast alles um Zahlen und das muss einem schon spaß bringen :)
Marc: Dem kann ich nichts hinzufügen.

F: Wie lange seid ihr eigentlich schon dabei?
Marc: Ich habe damals schon das Team unterstützt als Stephan dazu kam. Grundsätzlich bin ich schon sehr lange bei AuM (seit 2008) und habe vorher lange in der Disposition gearbeitet.
Mirja: Ich bin seit Januar 2021 in der SB tätig und lerne seitdem von den Besten :) Zuvor habe ich, bei AuM in der Disposition unterstützt.
Stephan: Ich bin seit 2018 dabei und freue mich sehr über Mirjas Antwort! :)
Antonia: Während meiner Ausbildung zur Personaldienstleistungskauffrau bei ARBEIT UND MEHR habe ich insgesamt gut ein Jahr in der Sachbearbeitung verbracht. Und nach meiner Ausbildung wurde ich dann hier übernommen. Somit bin ich erst seit Januar 2021 fester Bestandteil der SB.

F: „Anekdoten“ aus der Sachbearbeitung – könnt ihr hierzu ein paar Geschichten, lustige oder komische Situation erzählen? Natürlich ohne Geheimnisse zu verraten :)
Antonia: Ein Klassiker ist auf jeden Fall, wenn uns Mitarbeiter Stundennachweise, Urlaubsanträge, Krankmeldungen, etc. schicken wollen und dabei den Anhang der Datei vergessen. Das kann wirklich Jedem mal passieren! Mit einem Mitarbeiter hatte ich dann im 2. Anlauf auch noch das falsche Dokument bekommen und erst bei dem 3. Versuch hat es funktioniert. Darüber mussten wir beide sehr lachen.
Stephan: Nee, knochentrocken hier ;) Natürlich gab es da sehr lustige und skurrile Geschichten, aber die bleiben unter uns. Wie alles in der Sachbearbeitung!

Sie möchten die Sachbearbeitung noch besser kennenlernen? Hier finden Sie die Teamvorstellung!